Asiakkaamme esitteli viime viikolla koko henkilöstölleen uutta toimintamallia. Olimme Passin ja Hannu T:n kanssa mukana tilaisuudessa vetämässä reilulle 100 henkilölle muutaman tunnin työpajan, jossa pohdittiin koko porukalla heidän asiakkaittensa arvonmuodostusta ja arvolupausta.
Uuden toimintamallin esittelyn aikana tajusin yksinkertaisen asian. Vaikka malli muuttuu, niin sen esitystapa on silti aina sama. Samat laatikkokaaviot, joiden avulla kuvataan tiimien ja ihmisten välisiä suhteita. Siis uusi toimintamalli, joka näyttää kuitenkin tismalleen samalta kuin vanha.
“Asiat ovat juuri sitä, miltä ne näyttävät”. Jos organisaatio kuvaa itseään edelleen 1850-luvulla kehitellyn mallin mukaisesti, tarkoittaako se sitä että se toimii edelleen yli 150-vuotta vanhojen periaatteiden mukaisesti? Vai kuvitteleeko se vain toimivansa kuten aina ennenkin?
Oli vastaus kumpi tahansa, työn tekemisen tavoissa tapahtuvien mullistusten myötä olisi varmaan syytä tarkastella uudestaan miten organisaation toimintaa kuvataan. Organisaatiokaavio on tietysti vain yksi kuva, mutta varmasti yleisin, jonka kautta toimintaa hahmotetaan.
Kuva on kuitenkin vain kaksiulotteinen malli todellisuudesta, joten minkälaista tarinaa sillä sitten voisi kertoa?
Valitettavasti en löytänyt enää alkuperäistä lähdettä, mutta amerikkalainen verkkokauppa Zappos kuvasi organisaatiotaan joskus näin. He rakensivat kilpailuetunsa asiakaspalvelun varaan, joten on luonnollista, että asiakas on mukana kaaviossa.
Zappoksen kaaviosta poikkeuksellisen tekee vielä se, että asiakasrajapinnassa toimivat tiimit (“customer facing teams”) ovat kaaviossa ylhäällä lähellä asiakasta. Muut toiminnot, myynnistä markkinointiin ja lakiosastoon, kaavion keskellä ja toimitusjohtaja kaavion alimmaisena.
Jos organisaation toimintaympäristö on poikkeuksellisen epävarma ja uudistuminen kriittistä tulevaisuuden kannalta, pitäisikö kaaviossa näyttää miten eri osat toimivat tulevaisuuden suhteen? Kuka menee etunenässä kohti uutta, kuka pitää huolta siitä, että vastataan myös nykyhetken asiakastarpeisiin? Missä vaiheessa muutosta organisaation eri osat ovat?
Nykymaailmassa ei yksi taho pysty tekemään asioita yksin, vaan tarvitaan eritasoisia kumppanuuksia, joiden kanssa lopullinen arvo asiakkaalle syntyy. Pitäisikö siis kaavion kuvata minkälaista yhteistyötä organisaatio tekee ja miten asiakasarvo lopulta syntyy?
Huonoina taloudellisina aikoina raha on tietenkin jokaisen organisaation tärkeimpiä mittareita. Yksityisellä puolella vahditaan silmä kovana kuinka paljon sitä tulee sisään, julkisella taas yritetään kaikin keinoin hillitä kuluja. Jospa kaaviossa näytettäisiin suoraan mitkä organisaation osat toimivat taloudellisesti parhaiten? Kuka tuo eniten, kenellä on kirittävää? Tai kenen olisi syytä tiukentaa budjettikuria ja kuka on onnistunut karsimaan kustannuksia riittävästi?
Eteenpäin meneminen ja kehittyminen sisältää aina enemmän tai vähemmän riskejä, riippuen organisaation tilanteesta ja toimintaympäristön haastavuudesta. Kannattaisiko siis kaaviolla kuvata riskien tasoa organisaation eri osissa? Olisiko johtajien helpompi tehdä rohkeita päätöksiä, jos kaikki ymmärtävät millä riskitasolla pelataan? Lisääntyykö vai väheneekö työntekijöiden motivaatio, jos he tietävät oman pestinsä olevan koko ajan vaakalaudalla?
Robotit, tekoäly ja muut uudet teknologiat korvaavat kovalla vauhdilla ihmisiä erilaisissa rooleissa. Pitäisikö kaaviossa siis näkyä ihmisten rinnalla nämä koneelliset duunarit, joiden kanssa joudumme enenevässä määrin tekemään “yhteistyötä”? Ansaitsisiko vaikkapa Googlen hakualgoritmi paikan kaaviossa? Sillä on kuitenkin merkittävä rooli arvon tuottamisessa asiakkaille, vaikka ohjelmistosuunnittelijat ovatkin sen älyn takana.
Alussa mainittu Zappos tekee tällä hetkellä suurta ihmis- ja organisaatiokoetta. He ovat viemässä käytäntöön Holacracy-nimellä tunnettua organisaatio- ja johtamismallia, jossa valtaa ja vastuuta jaetaan mahdollisimman paljon itsenäisesti toimiville tiimeille. Holacracyn-mallisen organisaation rakennuspalikoita kutsutaan ympyröiksi (“circles”), joten vähintään kaavion muodot muuttuvat, vaikka organisaatio ei taipuisikaan.
Miltä sinun organisaatiosi näyttää? Vieläkö edetään 150-vuotta vanhalla mallilla vai onko jotain uutta jo nähtävissä?
